Vuosien varrella minulla on ollut usein toimisto, mutta pääasiassa olen kuitenkin tehnyt jo yli 10 vuotta töitä etänä. Aikoinaan haaveeni oli rakentaa tilanne, jossa voisin suurimman osan ajasta valita täysin sen paikan, mistä teen töitä.
Jos koronaa ei olisi, kävisin tällä hetkellä noin yhtenä päivänä viikossa toimistolla ja muuten olisin etänä kotona tai valmentamassa paikan päällä yrityksissä tai omissa valmennuksissamme.
Todellinen etätyöhön siirtyminen tapahtui vuonna 2012, kun siirryimme kahdeksi kuukaudeksi Thaimaahan tekemään töitä. Silloin piti suunnitella kaikki niin, että voi kirjaimellisesti olla toisella puolella maapalloa ja silti johtaa kaikkea toimintaa.
Voin kirjoittaa toisella kertaa täysin paikka riippumattomasta työstä, mutta nyt haluaisin keskittyä parhaisiin vinkkeihini liittyen itsensä johtamiseen, kun teet töitä etänä kotona.
Näistä samoista vinkeistä on suuri hyöty myös vaikka tekisit töitä toimistolla ja monta asiaa näistä kohdista voit hyödyntää myös esimerkiksi siihen, miten voit onnistua missä tahansa asiassa paremmin ja tehokkaammin.
Etätyön ja työskentelyn nro 1 asia: Keskittynyt tekeminen
Etätyössä, työssä ja yleensäkin tulosten aikaansaamisessa, tärkeintä on saada keskittyä tekemään juuri sitä, mitä kuuluu tehdä.
Jos et huolehdi näistä asioista, saatat mielestäsi tehdä koko päivän töitä ja kokea, että sinulla ei ollut yhtään vapaa-aikaa, mutta et kuitenkaan saanut oikein mitään aikaiseksi.
Jos sinulla on nyt myös lapset kotona hoidettavana ja et voi tehdä normaalisti töitä, voit näitä ohjeita noudattamalla huomata, kuinka paljon saat aikaan lyhyessä ajassa, kun keskityt tekemään oikeita asioita.
Näin pidät huolta keskittymisestäsi ja saat aikaan tehokkaasti (= enemmän aikaa perheelle ja muulle kuin työlle):
Aloita aina päiväsi selkeyttämällä, mitä sinun tulee tehdä.
Älä aloita työpäivää ilman selkeyttä siitä, mikä on sinulle oikeasti tärkeintä saada aikaan tänään. Kysy itseltäsi, mikä on tämän päivän tärkein projekti, tavoite tai tehtävä ja aloita siitä.Huomioi tavoitteiden ja tehtävien ero.
Ne ovat kaksi eri asiaa. Monen päivä menee hoitaessa tehtäviä, joilla saadaan aikaan jotain, mutta siitä ei välttämättä ole mitään suurta hyötyä, jos ne eivät vie eteenpäin tämän hetken tärkeitä tavoitteita tai projekteja. Tarkasta siis, mikä on sinulle tärkein tavoite/projekti nyt ja varmista, että aloitat päiväsi ottamalla tärkeitä askeleita kohti haluttua tavoitetilaa.Päätä itsellesi työaika.
Kuten työpaikallakin on työaika, se on hyvä määritellä myös kotiin. Muuten saatat roikkua koneella koko päivän, joko tehden koko ajan töitä tai osittain hoitaa myös jatkuvasti muita asioita. Päätä työaika / työajat etukäteen ja pidä niistä kiinni. Elämä on muutakin kuin työtä. Tämän on tarkoitus auttaa sinua keskittymään töihin työaikana eikä tehdä niitä pitkin päivää (mikä on muuten usein yllättävän kuormittavaa).Älä yhdistä kotitöitä ja töitä.
Jatkoksi edelliseen kohtaan: Vaikka sinulla on kotona vapaus tehdä juuri mitä haluat ja missä järjestyksessä tahansa, sitä vapautta ei kannata käyttää ihan miten tahansa.
Tee selkeä jako, milloin olet töissä ja milloin hoidat kotihommia tai olet vapaalla. Voit kyllä esimerkiksi päättää, että teet aamulla 2 tuntia töitä ja sen jälkeen keskityt huolehtimaan 2 tuntia perheen asioista ja jatkat sen jälkeen töitä 3 tuntia.
Tärkeää on, että suunnittelet päivän etukäteen, niin että voit pitää selkeän eron milloin olet töissä ja milloin vapaalla. Väännän vielä rautalangasta: Kun olet vapaalla, et hoida töitä. Et vastaa työpuheluun etkä tee muutakaan työhön liittyvää. Jos mieleen tulee jokin hoidettava työasia, kirjoita se muistiin ja tee se vasta työajalla. Vastaavasti työajalla ei mennä laittamaan pyykkejä, vaan tehdään töitä. Tämä auttaa keskittymistä, aikaansaamista, rauhoittaa mieltä ja on hyväksi jaksamiselle.Minimioi tai sulje pois häiriöt: Ihmiset.
Kun teet töitä, ilmoita perheelle, että olet töissä. Voit sanoa, että saat nopeammin työt tehtyä, kun saat tehdä ne rauhassa ja olet siten nopeammin takaisin "kotona".
Jos mahdollista, luo itsellesi rauhallinen työtila jostain huoneesta (nyt myös väliaikainen ratkaisu on parempi kuin ei ollenkaan).
Itse käytän vastamelukuulokkeita rauhallisen / inspiroivan musiikin kanssa, jotta ulkopuoliset äänet eivät häiritse minua.Minimioi tai sulje pois häiriöt: Puhelin ja viestimet.
Jos sinun ei tarvitse olla koko ajan tavoitettavissa, laita puhelin eri huoneeseen tai laita se äänettömälle, niin että et näe/kuule siihen tulevia puheluita. Voit myös kokeilla laittaa puhelimen yhteydettömään tilaan (lentokonetila), niin että siihen ei varmasti tule mitään ilmoituksia.
Jos muiden ihmisten tulee saada sinut kiinni päivittäin puhelimella, voit ilmoittaa heille ns. soittoajan, jolloin olet tavoitettavissa, tai kertoa sen ajan, kun olet yhteydettömässä tilassa. Keskittymisen ja tehokkaan työntekemisen kannalta ei ole mitään järkeä päivystää puhelinta koko ajan, jos työ ei vaadi sitä.
Sama koskee muita viestimiä myös tietokoneella: Jos niitä ei tarvita juuri sillä hetkellä, laita ne kiinni tai hiljennä.
Huomioi tietokoneella myös tämä: Jos se työ mitä teet koneella, ei vaadi nettiyhteyttä työnteon aikana (esimerkiksi kirjoittaa teksti tai suunnitella jokin laskelma), laita nettiyhteys koneesta pois työn ajaksi ja käytä yhteyttä vain silloin, kun tarvitset sitä. Näin vähennät minimiin kaikki ylimääräiset häiriö ja kiusaukset. Esimerkiksi sähköpostiviestit voi kirjoittaa ilman yhteyttä ja tarvitset vain lähettämiseen yhteyden, jolloin riittää, että yhteys on päällä vain lähetys vaiheessa.Saavuttaaksesi parhaan keskittymisen ja parhaat tulokset, tauota päiväsi.
On tärkeää itsestä huolehtimisen ja keskittymisen ylläpidon kannalta, että tauotat työnteon. Itse käytän Be focused -sovellusta työn kellottamiseen. Siihen kelpaa myös lähes joka puhelimesta löytyvä ajanottokello.
Tällä hetkellä teen töitä 45 minuuttia keskittyneesti ja sen jälkeen pidän 10 minuutin tauon. 3-4 kierroksen jälkeen pidän yleensä pidemmän tauon.
Kun aloitan työnteon, on tärkeää, että yllä olevat kohdat ovat käytössä (kohdat 1-5). Tauon aikana on tärkeää poistua koneen äärestä ja tehdä jotain aivan muuta. Siitä enemmän seuraavassa kappaleessa.
Etätyön ja työskentelyn nro 2 asia: Omasta jaksamisesta huolehtiminen
Saatat miettiä, miksi tämä ei ole asia nro 1. Oma jaksamisesi tulisi oikeasti olla sinulle tärkein asia, koska jos menetät sen, ei mistään tule mitään. Keskittynyt tekeminen kuitenkin ohjaa sinua myös pitämään huolta itsestäsi ja sen takia se on kohta yksi.
Jaksamisen kannalta suosittelen huomioimaan nämä:
Taukojen aikana jumppa, venyttely, raitisilma tai lenkki. Voi olla myös leikkihetki lasten kanssa! Taukojen aikana voit poiketa tekemään ihan mitä vain, mutta älä vedä taukoja pitkiksi!
Tarkkaile työasentoasi. Kotona sinulla ei välttämättä ole kunnon työpistettä. Jos et ole aiemmin kiinnittänyt tähän huomiota, katso esimerkiksi YouTubesta työergonoomiaan liittyviä videoita ja kiinnitä huomiota siihen, että et tee töitä ihan miten sattuu.
Muista lepuuttaa silmiäsi! Koska nyt kaikki palaverit ja tapaamiset ovat myös tietokoneella / puhelimessa, saatat tuijottaa ruutua paljon normaalia enemmän. Siksi on hyvä muistaa säännöllisesti nostaa katse ylös ruudulta ja katsoa hetki kaukaisuuteen. Silmien räpsyttely on myös tärkeää ja tehokasta silmäjumppaa.
Mieti missä järjestyksessä sinun on parasta toteuttaa asiat oman jaksamisen kannalta? Onko paras aloittaa päivä heti töillä vai vapaa-ajan jutuilla. Järjestyksellä on merkitystä ja usein etätöissä voit itse päättää järjestyksen.
Päivän lopuksi tarkasta, mitä oikeasti sait aikaan. Henkisen jaksamisen, motivaation ja seuraavan päivän kannalta tämä on erittäin tärkeää muistaa. Tiedosta, mitä sait aikaan ja fiilistele onnistumisiasi!
Muista perusasiat: Juo säännöllisesti vettä päivän aikana, pidä ruokatauko laadukkaan ravinnon parissa, hengitä, nuku riittävästi ja liiku.
Tsemppiä etätöihin ja jaa nämä vinkit myös eteenpäin!
"Etätyön tärkeimmät asiat ovat keskittynyt tekeminen ja omasta jaksamisesta huolehtiminen."
Paljon ilmaista materiaalia käyttöösi 10times - yhdessä -kanavalla!
Olemme miettineet, miten voisimme olla parhaiten kaikkien suomalaisten avuksi tässä muuttuneessa tilanteessa.
Sitä varten perustimme auttamiskanavan, jonka missio on pitää Sinut toimintakunnossa, jotta voit auttaa muita – sillä yhdessä olemme enemmän.
Haluamme kantaa vastuumme ja jakaa oman osaamisemme yhteisen edun hyväksi ja kaikkien auttamiseksi veloituksetta.
Katso videomme ja tutustu tarkemmin, mistä on kyse osoitteessa: www.10times.fi/yhdessa
(tällä sivulla ei ole mitään myynnissä, vaan tarjoamme vain apuamme)
Tämä on meidän tapamme auttaa.
10times - Yhdessä -auttamiskanavalta löydät tietoa ilmaisten verkkokurssien, webinaarien, e-kirjojen, livelähetysten ja vinkkiosion muodossa.
Toivottavasti näistä materiaaleista on sinulle apua tämän tilanteen keskellä!
Kaikkea parasta viikkoosi ja elämään!
Innostavin terveisin,
Ilkka Koppelomäki
- Viikkokirje #533 -
